第一条 为进一步加强学院招标采购档案管理，结合学院实际，特制定本规定。

第二条 招标采购档案，是学院招标采购活动中形成的具有保存价值的文件、文字、数字、图表、声像等各种不同载体的原始记录，必须妥善保存、严格管理。招标办设立专用档案柜，存放两年内的招标采购资料。招标办档案管理人员具体负责登记、接收招标采购档案。两年后由招标办移交学院档案室存档。 

第三条 招标采购档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好“八防、四不”。即防火、防尘、防强光、防高温、防潮、防虫蛀、防有害气体，防盗；不丢失、不积压、不泄密、不失密等工作。  

第四条 委托代理公司进行招标采购的，项目结束后三个工作日内，代理公司应把招标采购过程中的相关资料整理，移交学院招标办，招标办负责检查接受，登记入档。

第五条 项目开标结束后，招标办按照招标采购资料形成的时间顺序整理齐全后，定期、按时移交档案资料。招标办需将招标采购项目中标人的投标文件、报价函等相关资料，正本或原件提交给项目申请（实施）部门，作为合同拟定依据，副本或复印件由招标办进行归档。

第六条 招标采购档案，主要包括以下类别：

（一）文书档案类

招标办有关招标采购的相关管理办法、制度、文件、会议纪要、统计报表等。

（二）业务档案类

1、货物采购类；

2、基建工程及维修类；

3、服务类。

第七条 业务档案归档清单

（一）采购申请表（含业务部门和财务部门审批意见等）；

（二）招标采购项目的前期资料，包括采购需求的技术细节、会议纪要等附件；

（三）工程量清单；

（四）招标代理抽签登记表；

（五）招标代理委托合同（代理协议）；

（六）招标文件（邀标文件、竞争性谈判邀请函、询价函等）对招标文件的更正、答疑文件；

（七）会议签到表、投标人资格预审一览表；

（八）投标人登记表、投标样品登记表；

（九）唱标记录表；

（十）评委评分表、评分汇总表、投标样品评审表；

（十一）评标意见书；

（十二）投标人的投标文件、响应文件、报价函、资质证明等；

（十三）采购合同副本；

（十四）需要存档的其他资料。

第八条 档案管理人员要注意爱护档案，妥善使用，确保完整无损，不得私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、拆卷、抽页、销毁等。

第九条 因工作需要查阅招标采购档案资料的，应申请并登记。

第十条 本办法自下发之日起执行，由招标办负责解释。